Obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta - Novità 2025

Il  DL 84/2025 ha apportato alcune modifiche agli obblighi di tracciabilità dei pagamenti per la deducibilità, dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP, delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (NCC). Analoghe condizioni operano per la deducibilità delle spese di rappresentanza e di quelle per omaggi ai clienti.

Le novità introdotte presentano una decorrenza differenziata in relazione alla tipologia di spesa, come evidenziato nella tabella che segue:

Categoria	Novità	Decorrenza
Imprese	L’indeducibilità per spese con pagamenti non tracciati è limitata alle sole spese sostenute in Italia (*). Per le spese sostenute all’estero non si applicano dette novità.	Dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024
Imprese	Estensione dell’obbligo di tracciabilità a: amministratori, imprenditore individuale, soci, lavoratori autonomi (*).	Per spese sostenute dal 18.06.2025 (per periodi d’imposta successivi a quello in corso al 31.12.2024)
Dipendenti e Amministratori (non professionisti)	L’imponibilità reddituale e contributiva si applica solo alle spese non tracciate sostenute in Italia.	Spese sostenute nel periodo d’imposta in corso al 18.06.2025
Professionisti	I rimborsi analitici di spese non tracciate sostenute in Italia concorrono al reddito (*).	Spese sostenute nel periodo d’imposta in corso al 18.06.2025
Professionisti	La deducibilità “tardiva” in caso di mancato pagamento del committente riguarda solo spese non tracciate (*).	Spese sostenute nel periodo d’imposta in corso al 18.06.2025
Professionisti	Sistemata la deducibilità delle spese sostenute con mezzi tracciati in Italia, anche come committente di altri autonomi o datore di lavoro (*).	Dal periodo d’imposta in corso al 18.06.2025 per rimborsi a dipendenti/autonomi; dal 18.06.2025 negli altri casi
Professionisti	Deducibili solo le spese di rappresentanza pagate con mezzi tracciati (*).	Spese sostenute dal 18.06.2025

Nota: (*) Le disposizioni si applicano anche ai fini IRAP per i soggetti passivi.

Spese di rappresentanza soggette a tracciabilità

Sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche:

• le spese di rappresentanza;

• le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).

Tale obbligo, previsto inizialmente solo a carico delle imprese, è stato esteso dal DL 84/2025 anche agli artisti e ai professionisti.

Pertanto, le spese in esame sono deducibili:

• da un lato, se il pagamento è eseguito con strumenti tracciabili;

• dall’altro, se rientrano nei limiti quantitativi già attualmente fissati.

Dal momento che hanno diversa natura dalle spese di rappresentanza, sono escluse dai nuovi obblighi di tracciabilità:

• sia le spese di pubblicità;

• sia le spese di sponsorizzazione.

Per i titolari di reddito d’impresa, gli obblighi di tracciabilità dei pagamenti delle spese di rappresentanza e per omaggi si applicano dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31/12/2024 (si tratta del 2025, per i soggetti “solari”).

Per gli esercenti arti e professioni, invece, gli obblighi di tracciabilità dei pagamenti delle spese di rappresentanza e per omaggi si applicano alle spese di rappresentanza e per omaggi sostenute a partire dal 18/06/2025 (data di entrata in vigore del DL 84/2025).

Si fornisce un riepilogo esemplificativo e non esaustivo degli strumenti di pagamento ammessi e non ammessi ai fini del rispetto dei nuovi obblighi di tracciabilità.

Strumenti di pagamento ammessi	Strumenti di pagamento non ammessi
Carta di credito o debito (bancomat)	Denaro contante
Satispay o altra app per smartphone collegata a un IBAN	Software che rende tracciabili i pagamenti in contanti senza collegamento a un IBAN
Telepedaggio collegato a un IBAN (es. Telepass)	Circuiti di credito commerciale che non utilizzano nessuno dei sistemi di pagamento ammessi
Bonifico bancario o postale
Assegno