Fatturazione elettronica - informazioni pratiche

Tenuto conto dell’imminente entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, si forniscono alcuni utili informazioni pratiche.

Note di accredito e addebito emesse dal fornitore

Anche le note di accredito e di addebito seguono i nuovi obblighi di fatturazione elettronica. Tenuto conto che la nota di variazione ex articolo 26, D.P.R. 633/1972 (tipo documento TD04, TD05 o TD08) deve riportare anche i riferimenti della fattura originaria rettificata/variata, si segnala la presenza di appositi campi previsti del tracciato laddove si usi il tracciato delle fatture semplificate (blocco <DatiFatturaRettificata>).

Note di addebito emesse dal cliente

Nella pratica le note di addebito emesse dai clienti sono frequenti e riguardano operazioni irrilevanti ai fini Iva (fuori campo Iva o escluse articolo 15, comma 2) , D.P.R. 633/1972 come nel caso di addebiti per risarcimento danni o penalità. In linea di principio tali documenti andrebbero quindi gestiti senza passare per l’Xml/SdI; tuttavia lo SdI accetta anche fatture/note di addebito Fuori campo Iva (natura N2).

Scarto e ri-emissione fatture

La fattura scartata dal SdI si considera non emessa. Il provvedimento dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 e la circolare n. 13/E/2018 consentono al contribuente di operare la remissione con la massima flessibilità. Entro 5 giorni dallo scarto sono altresì escluse sanzioni per tardività. Le soluzioni sono le seguenti:

• il contribuente non ha problemi di consequenzialità del protocollo (ad esempio non ha emesso nuove fatture) e pertanto può riutilizzare, per la nuova trasmissione della fattura corretta, gli stessi estremi (protocollo e data) di quella scartata (non emessa);

• il contribuente non riesce (dal punto di vista informatico) a riutilizzare gli stessi estremi della fattura scartata; in tal caso nel registro delle fatture attive rimane l’annotazione dell’originaria fattura scartata (con il relativo numero e protocollo) e va annotata (come precisato dal provvedimento) una variazione a solo uso interno (con propria data, numero e protocollo) da non trasmettere però al SdI (si ricorda che la fattura originaria in quanto scartata non è stata recapitata al cliente). Di seguito (meglio se effettuata nello stesso giorno in modo che storno e ri-emissione compensino i progressivi) la fattura corretta va trasmessa a mezzo SdI con nuovo numero, protocollo e data sequenziali;

• il contribuente procedere come nella soluzione 2 ma adottando, nella ri-emissione, numerazione e registrazione in un sezionale (esempio: fattura 50 del 1° febbraio 2019 scartata, ad esempio, con notifica di scarto del 3 febbraio 2019; nuova emissione n. 50/R dell’8 febbraio 2019).

Dichiarazioni di intento

Per indicare nella fattura elettronica il numero e data dichiarazione d’intento ricevuta può essere utilizzato uno dei campi facoltativi relativi ai dati generali della fattura, ad esempio nel campo “Causale”.

Operazioni fuori campo

L’emissione della fattura non è obbligatoria. È tuttavia confermata la possibilità di emetterla utilizzando la natura “N2”.

Fattura emessa verso una partita Iva inesistente o cessata

Nel primo caso (partita Iva inesistente all’Anagrafe tributaria) la fattura viene scartata e quindi si considera non emessa.

Nel secondo (partita Iva cessata) la fattura si considera correttamente emessa ai fini fiscali: in tali situazioni l’Agenzia delle entrate potrà eventualmente effettuare controlli successivi per riscontrare la veridicità dell’operazione.

Moduli polivalenti ricevute/fatture fiscali dal 2019

I suddetti documenti sono utilizzati ed esempio da alberghi, ristoranti, artigiani che prestano servizi in locali aperti al pubblico o presso privati.

L’emissione della ricevuta fiscale o dello scontrino può sempre essere sostituita dall’emissione della fattura; conseguentemente non è obbligatorio l’uso degli stampati fiscali ex D.M. 28 gennaio 1983. Nel caso di emissione della fattura questa dovrà avvenire invece esclusivamente in modalità elettronica (non potrà essere utilizzato in sostanza il bollettario polivalente).

I predetti stampati fiscali potranno essere eventualmente utilizzati solo dagli operatori esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica ai sensi dell’articolo 1, comma 3, D.Lgs. 127/2015.

Registri sezionali non obbligatori

I contribuenti non sono tenuti ad adottare registri sezionali/sotto sezionali ai fini della registrazione e della conservazione delle fatture elettroniche e analogiche, potendo avvalersi di modalità di conservazione sia elettroniche - obbligatorie per le fatture elettroniche ai sensi dell'articolo 39, D.P.R. 633/1972 – sia analogiche.

Inoltre, la numerazione delle fatture elettroniche e di quelle analogiche può, come già chiarito dalla risoluzione n. 1/E/2013, proseguire ininterrottamente, a condizione che sia garantita l'identificazione univoca della fattura, indipendentemente dalla natura analogica o elettronica. Così, ad esempio, alla fattura numero 1 analogica, possono succedere la numero 2 e 3 elettroniche, la numero 4 analogica e così via, senza necessità di ricorrere a separati registri sezionali, fermo restando il rispetto del sopra richiamato articolo 39, D.P.R. 633/1972 (conservazione).

Fatture per passaggi interni contabilità separate: è confermato che vanno gestite in modalità elettronica tramite SdI.

Autofatture per omaggi o autoconsumi: è confermato che vanno gestite in modalità elettronica tramite SdI.

Acquisti in reverse charge

Gli acquisti intracomunitari (di beni e servizi) passano per l’esterometro (idem per le autofattura ex articolo 17, comma 2, D.P.R. 633/1972 per gli acquisti da extra UE), per cui non vi è obbligo di trasmissione SdI.

Per gli acquisti interni per i quali l’operatore Iva italiano riceve una fattura elettronica riportante la natura “N6” in quanto l’operazione è effettuata in regime di inversione contabile, ai sensi dell’articolo 17, D.P.R. 633/1972, l’adempimento contabile previsto dalle disposizioni normative in vigore prevede una “integrazione” della fattura ricevuta con l’aliquota e l’imposta dovuta e la conseguente registrazione della stessa ai sensi degli articoli 23 e 25, D.P.R. 633/1972. Al fine di rispettare il dettato normativo, l’Agenzia delle entrate ha già chiarito con la circolare n. 13/E/2018 che una modalità alternativa all’integrazione della fattura possa essere la predisposizione di un altro documento, da allegare al file della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa. Al riguardo, si evidenzia che tale documento – che per consuetudine viene chiamato “autofattura” poiché contiene i dati tipici di una fattura e, in particolare, l’identificativo Iva dell’operatore che effettua l’integrazione sia nel campo del cedente/prestatore sia in quello del cessionario/committente – può essere inviato al SdI e portato automaticamente in conservazione.